Главное, чтобы в бизнес письме были правильно оформлены вступление и подпись, это позволит проще воспринимать документ.

Если рассматривать структуру письма, то она должна соответствовать следующим формальным правилам.

В верхнем левом углу документа обычно указывается название компании или имя отправителя с указанием адреса. Аналогичные данные лица или компании-адресата указываются там же, но с новой строчки. Ниже через три строчки или в верхнем правом углу документа проставляется его дата отправки. Непосредственно сам текст делится на несколько абзацев, при этом красная строка не применяется.

Текст письма принято начинать с причины обращения, а заканчивать словами благодарности и прощанием. Ниже через четыре строки проставляется должность и имя автора. Расписываться в таком документе принято между приветствием и именем.

При написании делового письма на английском, воспользуйтесь нашими советами:

1. Несмотря на то, что письмо деловое лучше всего использовать разговорный стиль;
2. Если имя, должность или даже пол адресата неизвестны, то обращаться следует так: Dear Sir or Madam;
3. При составлении письма важно не перепутать обращение: Mr – обращение к мужчине, Mrs – к замужней женщине, Miss – к замужней, Ms – к женщине, не желающей подчеркивать семейное положение;
4. Последнее обращение к женщине (Ms) универсальное, его использование в деловом письме позволит никого не обидеть и не задеть;
5. При близком деловом знакомстве с получателем письма его фамилия может быть заменена на имя;
6. Вопросы стоит задавать прямо;
7. Перед тем, как отправить документ стоит дважды проверить пол адресата и правильность написания его имени и фамилии, для компании, соответственно, ее названия;
8. По возможности необходимо использовать действительный залог;
9. Личное местоимение «We» (Мы) не стоит использовать до того момента, пока не станет понятно кто под ним подразумевается;
10. В тексте упоминать себя лучше как «I» (Я);
11. В тексте лучше использовать вежливые формы глаголов, например, вместо «will» использовать «would»;
12. Все неопределённо звучащие вопросы или предложения должны быть переписаны;
13. Окончание может быть как стандартно скромным, так и более вежливым и развернутым или даже быть похожим на лозунг;
14. Несмотря на то, что зачастую дата указывается в общепринятом многими странами формате «день-месяц-год», в целях предотвращения путаницы лучше указать название месяца вместо его номера, например, May, 24th, 2014.